Forum Ouvert

Comment traiter des sujets à forts enjeux en impliquant un grand nombre de participants ?

Vous souhaitez :

• Rendre les équipes actrices de leur changement,
• Partager les idées, favoriser l’innovation,
• Générer de l’engagement, de la responsabilisation, stimuler le leadership individuel, créer les conditions où chacun puisse s’exprimer sur un même pied d’équité,
• Décloisonner en faisant se rencontrer des gens qui ne se voient pas souvent,
• Savoir gérer des moments de tensions afin de se retrouver et d’élaborer des solutions.

Vous avez envie :

• De vivre une expérience différente des traditionnels processus d’accompagnement du changement, des formations, Team Building.
• D’aborder un problème, ou un nouveau projet en ouvrant les portes à l’auto-organisation, à la collaboration interne avec enthousiasme et responsabilité.

Alors le Forum Ouvert sera une plus-value pour votre organisation !

Qu’est-ce qu’un Forum Ouvert ?

Une méthode d’animation de l’intelligence collective qui permet de créer une dynamique de réflexion et de production sur des problématiques complexes.

Cette méthode est idéale quand on a un sujet complexe et que l’on veut réunir les parties prenantes pour réfléchir aux solutions.

Le Forum Ouvert permet à des groupes de 10 à 3 000 personnes de se réunir autour d’un thème avec un but dont les enjeux sont significatifs, à arriver en peu de temps et dans une atmosphère détendue, à dénouer des situations ou des complexités (conflit et urgence peuvent faire partie de la toile de fond).

« Le forum ouvert offre une réponse simple à un défi complexe ! »

Son déroulement

Les étapes de préparation d’un forum ouvert :

1. Rencontre avec la direction de votre organisation : clarification du contexte, des objectifs, des enjeux, des différents acteurs, de leurs rôles….
2. Le facilitateur présentera le processus global du forum ouvert en vous permettant de clarifier et creuser le « thème » (comment formuler l’enjeu, les parties concernées, les résultats attendus…).
3. Préparation de la logistique et du cadre : 2 à 3 réunions avec un comité d’organisation, représentatif des personnes concernées par le « thème ».
4. Forum Ouvert.
5. Réunion de suivi.

La démarche

Plénière d’ouverture : Le sponsor ouvre le Forum en posant le contexte. Puis le facilitateur en explique ses 5 principes et la loi. Il est le garant du processus.
Les participants sont invités à proposer les sujets qu’ils souhaitent traiter. L’ordre du jour se construit à ce moment-là, tous ensemble.

Place du marché : Construction de l’agenda.
Les participants choisissent librement les sujets sur lesquels ils vont travailler en ateliers.

Conversations collaboratives : Mise en mouvement des discutions.
Les participants s’organisent en groupes et débattent du sujet. Chacun est libre de changer de groupe ou de faire une pause à tout moment. Il peut y avoir, suivant les objectifs du forum, plusieurs séries d’atelier.

Salle des nouvelles : Formalisation des comptes rendus
Les participants réalisent eux-mêmes et en direct les comptes rendus des échanges et les affichent au « grand journal », mur consultable par tous les participants.

Convergence en plénière : Les axes prioritaires sont votés par les participants qui prennent ensuite la responsabilité des plans d’action.

Clôture : Le Forum Ouvert se termine sur un cercle de clôture où tous expriment leurs ressentis et leurs apprentissages.